Toelatingsorganisatie mag papieren documenten vernietigen na digitalisering
WILLEMSTAD – De Toelatingsorganisatie op Curaçao heeft goedkeuring gekregen voor een traject waarbij papieren overheidsdocumenten worden vervangen door digitale exemplaren. De oorspronkelijke papieren stukken worden na de officiële omzetting vernietigd. Het is pas de tweede overheidsinstelling op Curaçao die hiervoor groen licht heeft gekregen, na de Belastingdienst in 2022. Dat meldt het Nationaal Archief Curaçao in zijn nieuwsbrief van oktober.
De procedure wordt officieel substitutie genoemd. Daarbij worden papieren archiefstukken gedigitaliseerd, waarna de digitale reproducties juridisch de plaats innemen van de oorspronkelijke documenten. De papieren originelen moeten vervolgens worden vernietigd.
Het Nationaal Archief heeft dit jaar voor de Toelatingsorganisatie een verklaring van geen bezwaar afgegeven. De Archieflandsverordening staat deze werkwijze toe, maar verbindt daaraan voorwaarden om de betrouwbaarheid en authenticiteit van overheidsinformatie te waarborgen.
Strenge voorwaarden
Voordat papieren archieven mogen worden vervangen, moet de betrokken overheidsinstelling vastleggen hoe de digitalisering plaatsvindt. Dat gebeurt in een speciaal handboek waarin de procedures voor het scannen en controleren van documenten worden beschreven.
Het Nationaal Archief beoordeelt dat handboek aan de hand van de wettelijke eisen uit het Archiefbesluit. Daarnaast moet de verantwoordelijke minister een mandaat afgeven.
Die voorwaarden moeten voorkomen dat bij het digitaliseren informatie verloren gaat of dat achteraf twijfel ontstaat over de echtheid van documenten.
Overheidsinformatie bewaren
Volgens het Nationaal Archief heeft digitalisering belangrijke voordelen. Documenten kunnen sneller worden verwerkt en geraadpleegd, terwijl minder fysieke opslagruimte nodig is. De overstap moet bovendien bijdragen aan de ontwikkeling van een digitale overheid.
Maar de digitale documenten blijven onder de Archieflandsverordening vallen. Dat betekent dat de overheid ook na vernietiging van de papieren originelen verantwoordelijk blijft voor het beheer, de selectie en de uiteindelijke overdracht van archiefstukken.
Documenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, kunnen digitaal worden overgedragen aan het Nationaal Archief. Daarvoor wordt gebruikgemaakt van een nieuw elektronisch depot, waarin archiefstukken duurzaam worden opgeslagen en toegankelijk gemaakt.
Controle op de overheid
De overstap heeft ook betekenis voor burgers, advocaten en journalisten die afhankelijk zijn van overheidsdocumenten. Wanneer papieren originelen verdwijnen, wordt de betrouwbaarheid van digitale archieven des te belangrijker.
De nieuwe werkwijze stelt daarom hoge eisen aan de controleerbaarheid van documenten. Niet alleen de inhoud moet behouden blijven, maar ook de herkomst en de authenticiteit moeten kunnen worden vastgesteld.
